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[励志图书] 35前要掌握的66种基本能力

本主题由管理员贾晨于 2008-6-10 14:07:00 执行设置高亮操作

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2008-06-10 08:53 | 只看楼主

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35前要掌握的66种基本能力

第1节：序

　　序

　　“想”和“做”从来就是一对形影不离的双胞胎兄弟，只想不做、只做不想都是要不得的。只有把想和做统一起来，才是成功之道。在《35岁前要培养的66种明智思维》里，我们强调的是“想”，侧重的是思维；在本书里，我们强调的是做，侧重的是能力和实践。
　　艺多不压身，多一门技艺，就为自己多开了一扇方便之门。工欲善其事，必先利其器。许多人终其一生在成功路上徘徊奋斗甚至跌得头破血流，最终也没有找到走向成功的圭臬。其实，在这条路上仅靠理论是行不通的，还需要掌握一些必要的技能和本领，一门“独门暗器”，一个“撒手锏”。
　　首先，我们要在职场上闯荡江湖，基本功是少不了的。基本功就是我们生存的基本功夫，这是每个人都必须具备的。很多人不注重基本功的训练，却一心想着学更厉害、更高深的技术。事实上，基本功学不好的人做什么事都做不好。为什么很多用人单位不愿意录用刚刚毕业的大学生呢？因为他们看似学了很多知识，却往往存在一个共同的缺陷，那就是基本功不扎实，做事眼高手低。万丈高楼平地起，一个合格的员工要想在竞争日益激烈的职场中生存下来，基本功的训练是必不可少的，就像一个武林高手刚开始习武时必须要练马步一样，否则你的前程、你的理想就如同空中楼阁。
　　当你刚进入职场时，很多基本功等着你学，比如你会正确使用名片吗？你会整理自己的办公文件吗？此外，会打电话和接电话、为自己的履历精心上妆、使电子邮件和网络成为你的朋友、锻炼你的社交口才等都是你必须学会的基本功。
　　其次，从平凡到优秀，让自己的业务水平逐渐专业起来。没有哪个士兵不想当将军，如果你想当将军，你学的技能就远远不止当士兵所具备的技能了。换句话说，你要比士兵更强，他们能做到的你要做到，他们不能够做到的，你也要做到，这才是将军。在职场也一样，如果你不想做一个普通的员工，而想成为一个出类拔萃的领导者，那么你不仅要练好基本功，还需要进一步从各个方面完善自己，让自己在技能和为人处世方面专业起来。别人能做到的你能做到，别人做不到的你也能做到，那么你就是优秀的。
　　一个优秀的领导者必须具备很多技能，比如组织技能，这是最关键的技能，没有组织能力就成不了领导者。成功离不开策划，领导者还必须学会策划，策划自己，策划人生，策划你的团队，策划是一个人综合能力的表现。此外，领导者不仅要熟悉本土语言，还要学会一门外语，现在的竞争是国际间的竞争，掌握一门外语会使你得到更多的机会。另外，领导者还必须学会推销自己，不怕失败，勇于挑战自我等等，这些专业技能是你通向成功必须具备的。
　　最后，要想成功，还必须在细节上完善自己。成功者必须身怀“独门暗器”，又会逢场作“细”。细节决定成败，千里之堤，溃于蚁穴，千万不要忽略生活中的小事，有时候它会使你功败垂成。
　　有一句话说，做人要不拘小节，但是做事，一定要注意细节。注意细节、注重细节的人，才有把事情做对、把工作做好的可能。而那些不注重细节的人，则会“百分之一的失误，导致百分之百的失败！”，让一个细节导致我们的工作全盘瘫痪，所谓“千里之堤，溃于蚁穴”就是这个道理。100减去1等于多少？你也许会觉得这个问题简单到连幼儿园里的小朋友都知道，但是你能说出它的答案吗？如果你说是99，那就太幼稚了，它的答案是0。不是吗？航天飞机上有成千上万个零部件，一个小小的零件发生故障，就会导致整个发射失败。
　　很多事情我们没有成功，不是我们没有付出努力，而是我们忽略了一些细节：一个优秀的青年由于简历上没有写清自己的手机号码而失去一个工作的机会，一个药厂厂长的一口痰结束了一次外商合作的机会……
　　所以，在职场上，我们必须时时刻刻注意细节。比如，手机号不要再问第二遍、管理好你的手机、握手的力度要适中、常记得问候别人、把微笑送给所有人、不要吝啬赞美别人、注意你的口头禅、不要出口成“脏”等，这些细节看起来无关大雅，有时候却能决定你的成败。

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第2节：正确使用名片(1)

　　第一辑闯荡职场江湖，基本功少不了

　　万丈高楼平地起，一个员工要想在竞争日益激烈的职场中生存下来，基本功的训练是必不可少的，就像一个武林高手刚开始习武时必须要练马步一样，否则你的前程、你的理想就如空中楼阁。记住，基本功很重要！

　　001　正确使用名片，使你前程更明媚

　　首先我们应该认识名片，认识名片的特殊用途和特殊作用。名片是什么？名片不是印着玩的，名片看似不过是一张硬纸，上面写着一些字，实质上在现代社会中，名片是一个人身份的象征，是现代人社交活动不可缺少的工具。很多现代人因缺乏对名片的认识和重视，给他的交往带来很大的麻烦。有的人该有名片却没有，有的人有名片却不知道如何使用，有的人不知道如何设计自己的名片，名片的内容乌七八糟，什么头衔都有等等，这些都是我们必须要解决的问题。
　　有的人也许会问，我为什么要使用名片呢？那样不是很累吗？我直接把我的联系方法告诉对方不是更加直截了当吗？如果你这样想就错了，因为使用名片不是为了方便你自己，而是为了方便别人，是对别人的一种尊重，也是自己具有较高修养的一种表现。
　　小斌刚来到一家销售公司，还没有来得及印刷名片，同事劝他快点印，他总是说：“不急，名片那东西，有没有都无所谓。”一次和客户打交道，一切都谈妥了，眼看一桩生意就要做成了，这时对方站起来交换名片。小斌不但没站起来，还说：“我没有名片，我觉得名片没多大用。”对方一听，对小斌的好印象全没了，怎么能够与一个如此随便的人合作呢？于是客户马上提出取消下一步的合作计划。小斌后悔不迭，为吸取教训，马上为自己制作了精美的名片，以后逢人就说：“名片很重要，真的很重要！”
　　使用名片有什么好处呢？首先，使用名片介绍自己的时候比较方便，一般来讲，在口头自我介绍时，人们对自己的职务不便直接说出口，特别是头衔多、身兼数职的，说出来别人会以为你在夸耀，使用名片就能化解这些矛盾。另外，使用名片给人的印象深刻，名片上的白纸黑字保留时间长，只要名片在，就不怕因工作忙、事务多而忘了对方，随时可以进行通信，还能起到不断介绍、推销自己的作用。使用名片还具有宣传作用，人们在进行商业及业务往来时，可以使对方对自己所从事的业务有所了解。
　　认识到了名片的重要性和必要性，我们就应该精心地为自己制作一张可以代表自己身份的名片。在制作名片的时候要注意以下几点：
　　名片的内容
　　名片正面的内容不要太多，要留点空间，这样显得比较美观大方；否则，别人看起来会觉得你在虚夸。名片的头衔上以一个为宜，实在必要也不要超过三个，印两个头衔时，一定要相关，即使你既是一个公司的总经理，也是一个作家，切忌这两种身份同时出现在一张名片上。那样会显得不伦不类，给人很不真实的感觉，难以获得初次见面的人的信任。很多人忽略了名片的背面，那其实是一个很大的空间，如果你把最能够代表你能力与身份的内容写在背面，不失为一种推销自己的好方法。因为，人们在阅读名片的时候总是习惯性地看了正面再看背面。
　　名片内容一般是：①本人归属：企业标志、企业全称、所在部门；②本人称谓：个人姓名、行政职务、学术头衔（可以不印）；③联络方式：办公地址（尽量详尽）、邮政编码，传真、电话、电子信箱、手机号码等可以酌情考虑。
　　名片的形式
　　名片的形式也很重要，不能够搞得花里胡哨，要具体问题具体分析，根据自身的情况取舍。一般来讲，名片形状以长方形为宜，纸张以再生胶版纸为宜，色彩以单色淡雅为宜，以企业的可识别标志作图案为宜，字体以宋体或楷体为宜。
　　一定要记住，名片一旦印制好了，千万不要涂改，如果有错误宁可重新印制，不要图一时方便而给自己带来难以想象的损失。
　　名片有了，接下来就应该正确使用我们的名片了。我们该如何使用自己的名片呢？

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第3节：正确使用名片(2)

　　携带名片
　　一定记得携带你的名片，因为你随时都有可能使用它。名片的携带应注意以下三点：一是数量要足够。携带的名片一定要数量充足，确保够用。所带名片要分门别类，根据不同交往对象使用不同名片。二是完好无损。名片要保持干净整洁，切不可出现折皱、破烂、肮脏、污损、涂改的情况。三是放置到位。名片应统一置于名片夹、公文包或上衣口袋之内，在办公室时还可放于名片架或办公桌内，切不可随便放在钱包、裤袋之内。放置名片的位置要固定，以免需要名片时东找西寻，给人以做事没有条理的印象。
　　递交名片
　　事先将名片准备好，放在上衣口袋里，一到时机就双手递上，切忌将名片随便放在你根本不熟悉或者不注意的地方，以至于交换名片的时候各个口袋乱摸一气，这种情况会给对方造成极坏的印象，递名片时应该热情大方地说：“这是我的名片，以后多联系（或请多关照）。”
　　在递交名片时，要注意以下几个要点：一是要察言观色。除非自己想主动与人结识，否则名片务必要在对方愿意结交于你的前提下发送。如果双方或一方并没有这种愿望，则无须发送名片，否则会有故意炫耀、强加于人之嫌。通常情况下可以通过对方的表情看出来，如果对方是一幅冷漠的表情，你就不要自讨没趣了。二是要在适当的时候递交名片。发送名片要掌握适宜的时机，只有在确有必要时发送名片，才会令名片发挥功效。发送名片一般应选择初识之际或分别之时，不宜过早或过迟。不要在用餐、戏剧、跳舞之时发送名片，也不要在大庭广众之下向多位陌生人发送名片。三是发送名片要讲究礼仪规则。双方交换名片时，应当首先由位低者向位高者发送名片，再由后者回复前者。但在多人之间递交名片时，不宜以职务高低决定发送顺序，切勿跳跃式进行发送，甚至遗漏其中某些人。最佳方法是由近而远、按顺时针或逆时针方向依次发送。四是态度要谦恭。对于递交名片这一过程，应当表现得郑重其事，不要漫不经心，要让对方觉得你很重视他，要起身站立主动走向对方，面含微笑，上体前倾15度左右，双手持握名片，举至胸前，并将名片正面面向对方，同时说声“请多多指教”等礼节性用语。千万不要用左手持握名片，更不要把名片扔给对方。
　　接受名片
　　许多人不太重视接名片，客人递名片时，他却忙着做其他的事情，端茶倒水，一个劲地招呼对方。客人递上名片，他却单手接过，匆匆看后甚至看都没有看，就把它往桌子上一扔或随手往口袋里一塞，然后又忙着接待客人。尽管他很热情，但客人看到对方这样对待自己的名片，心里肯定不是滋味。接受他人名片时，应该注意以下几点：一是态度谦和。
　　接受他人名片时，不论有多忙，都要暂时放下手中的事情，并起身站立相迎，面含微笑，双手接过名片。至少也要用右手，而不能使用左手接名片。二是认真阅读。接过名片后，先向对方致谢，然后至少要用半分钟的时间将其从头至尾默读一遍，遇有显示对方荣耀的职务、头衔时，不妨轻读出声，以示尊重和敬佩。如果对方的职务比较低微，则不要大声念出来。
　　存放名片
　　接过别人的名片后切不可随意摆弄或扔在桌子上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里，而应将其谨慎地置于名片夹、公文包、办公桌或上衣口袋之内，还要与本人名片分开放置。
　　索要名片
　　如果你很欣赏某一个人或者他对你很重要，你想主动结识对方时，可以向对方索取名片。索取名片可以采取下列办法：一是互换法。即以名片换名片。在主动递上自己的名片后，对方按常理会回给一张他的名片。如果担心对方不回送，可在递上名片时表明此意：“可不可以与您交换一下名片？”二是暗示法。即用含蓄的语言暗示对方。例如，向尊长索要名片时可说：“请问今后如何向您请教？”向平辈或晚辈表达此意时可说：“请问今后怎样与您联系？”
　　面对他人的索取，不应直接加以拒绝。如确有必要这么做，则需注意分寸。最好向对方表示自己的名片刚用完，或说自己忘了带名片。但若自己手里正拿着名片或刚与他人交换过名片，显然不宜拒绝。
　　总之，使用名片的学问很多，我们在使用的时候一定要谨慎小心。

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第4节：理好自己的文件(1)

　　002　理好自己的文件

　　很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。
　　文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的。
　　文件管理制度——对所有文件的管理制度，包含编写、审批、执行、控制、保存等，甚至文件的模板、字体、字号、段落必须有严格的规定，必须符合公司统一的CI形象。
　　文件的分类——按内部文件、部门文件、外来文件、外发文件、机密文件等分门别类。确保文件查找、执行得准确、快速。
　　文件的整理——定期检查、监督。
　　文件的执行与控制——责任到人，有章可依，有据可寻。
　　文件的归档与保存——专人负责。
　　以上这些对于一个公司是必须要做的事情，而对于一个优秀的员工来讲，这也是我们应该做的。整理好自己的文件是我们的一项基本能力，文件整理好了对我们的工作能起到事半功倍的效果，反之，我们的工作效率便会大大减低，而工作成本却大大增加，这是任何一个员工都不想看到的。
　　很多时候我们都在烦恼，为什么一天下来我只做了这么点事情？你为你的效率感到苦恼，甚至你怀疑你工作的能力。其实如果静下心来看看我们的办公桌，看看我们计算机里面的文件，你就会发现问题出在哪儿了。对，问题就出在这儿，我们的办公桌乱得不能够再乱，我们的计算机文件也是混乱不堪。这时候，我们应该整理一下自己的文件了。
　　一日，一位老板心血来潮，想视察员工们的工作情况。于是，他不动声色地观察着员工们的工作状态。结果让老板大吃一惊，他发现每个人似乎都很忙，忙着在桌上乱翻自己的文件，忙着狂敲键盘，乱点文件夹，找到了的人欣喜一番，没有找到的人，一边皱着眉，一边自言自语：“在哪儿呢？我记得明明放在这儿的，怎么不见了呢？”老板看到这番景象，盛怒之下决定马上召开全体员工大会，在大会上宣布，把整理自己的文件作为一项能力来考核员工。规定执行以后，老板发现，整个公司的效率提高了一倍！
　　可见，整理文件有多么重要！
　　那么，我们先从自己的办公桌开始整理。你的办公桌都有哪些东西，哪些是私人物品，哪些是公司文件，你的包、你的水壶应该放哪里，这些你都应该搞清楚。尤其是你的文件，哪些常用，哪些不常用，哪些已经用完，哪些只用一半等都要分门别类，归档整理好。这样以后取的时候，就不至于手忙脚乱了。有些重要文件，一定要特殊保护，比如合同，不要放在桌子上，不要随便夹在书里，最好的办法就是放在文件夹里，然后放进抽屉里，这样就不会遗失了，要知道一份合同的遗失会给公司造成无法估量的损失。
　　丁先生是一个很随便的人，办公桌上的文件到处乱放，一旦需要的时候要花很长时间才能够找到。一次公司老板和一个客户发生矛盾，客户违背自己的承诺，使得公司遭受巨大的损失。公司老板决定起诉客户，于是叫丁先生把合同找来。丁先生找了半天也没找到，最后不得不跟老板说，合同丢了。老板一听火冒三丈，这样重要的合同竟然丢了！老板当场把丁先生辞掉了。
　　办公桌成了垃圾桶似乎是职场人士司空见惯的事情，成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处。这似乎显示一个人很忙，但其实是一种假象，如果你工作的时候办公桌乱点也许可以代表你在认真工作，但你下班了也不整理一下，第二天一大早桌子上还是混乱不堪，那就是你的态度问题了。
　　整理好办公桌上的文件后，就该轮到整理计算机文件了。我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。在计算机的内部，在计算机的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，总会认为硬盘空间又不够了，计算机性能又不跟不上了，需要再换一台新的计算机了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将计算机里的文件真正管理起来，这样才会为自己日后省下更多的时间。

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第5节：理好自己的文件(2)

　　文件管理的最终目的就是方便保存和迅速提取，计算机里面的文件也是如此。为了达到这一目的，目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要根据自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外，所有的文件、文件夹都要规范化地命名，并放在最合适的位置。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。实行这种方法也许开始并不是一件轻松的事，因为我们都习惯于随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。但只要我们稍微坚持一下，好的习惯就会养成，以后查找文件的时候就省时方便多了，也不用为丢失文件而烦恼了。
　　以下几招可以使你轻松整理好你的电子文件：
　　好好使用“我的文档”
　　我们要好好利用“我的文档”的强大功能，桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中都能够很容易地找到它。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会存在误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上“我的文档”，选择“属性”。在弹出的窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，将“我的文档”建立在C盘以外的分区中。如果重装系统，就不会丢失文件了。
　　建立最适合自己的文件夹结构
　　文件夹结构是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立适当结构的前提。比如，有相当多的自由撰稿人和编辑是以软件、硬件的类别建立文件夹的，而很多老师则以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。
　　文件夹与文件的数目不宜多
　　文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有40个以内的文件是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件夹或建立一些子文件夹。另一方面，如果有的文件夹中文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
　　文件和文件夹的命名
　　为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的定义。一般以最短的词句描述此文件夹的类别和作用，能让你自己不需要打开就能知道文件的大概内容，就是好的名称。要为计算机中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。此外，文件名要力求简短，虽然我们的系统可以支持长文件名，但长文件名会给我们的识别、浏览带来混乱。
　　将待处理与已完成的文件分开存放
　　不要把以前的文件和你正在处理的文件放在一起，如果一年前的邮件还和新邮件放在一起，那你将会浪费很多时间寻找文件。所以，要及时地处理过期的文件，该备份的备份，该删除的删除。清理之后，你会发觉你的计算机运转速度也快了许多。
　　快捷方式有利于直接打开我们需要的文件
　　如果我们经常要快速访问某一个文件比如写字板或者某一个应用软件，可以点击鼠标右键选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你需要的地方。当然，当某些文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将某些快捷方式删除，以免过多的快捷方式占用了太多空间而影响计算机的运转速度。
　　以上这六招，并不复杂，却能大大提高我们的工作效率，节省我们的时间。如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则，然后按此规则将计算机中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就能看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。

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